Bekijk hoe je de workflow van je bedrijf kunt verbeteren

Workflowbeheer kan iets zijn dat je dit nieuwe jaar wilt prioriteren. 

Correct workflowbeheer is cruciaal voor het vergemakkelijken van zakelijke groei en uitbreiding. Specifiek creëert geweldig workflowbeheer ruimte voor een hoog niveau van productiviteit. Het helpt ook om burn-out te voorkomen door het niveau van chaos (en dus stress), dat gepaard gaat met het afhandelen van meerdere zakelijke activiteiten, tot een minimum te beperken.

Hoe kun je workflowbeheer verbeteren? Wat zijn enkele van de benodigde tools en processen? Voordat we daar op ingaan, laten we beginnen met het definiëren van de term workflow.

Wat Workflow Betekent

Workflow verwijst naar de verschillende zakelijke activiteiten die nodig zijn om een taak te voltooien. Het bestaat uit een georkestreerde reeks van taken die mensen ondernemen: om werk gedaan te krijgen.

Over het algemeen geven workflows een stapsgewijze illustratie van welke activiteiten moeten worden uitgevoerd en wanneer om een specifieke taak te voltooien. Elke stap heeft een specifieke stap ervoor en een specifieke stap erna – met uitzondering van het begin en het einde.

Elk bedrijf, ongeacht de niche of industrie, heeft een workflow. Of het echt goed beheerd is, is aan jou. En afhankelijk van de grootte van je bedrijf, heb je misschien coördinatie nodig voor verschillende soorten workflows:

• Proces Workflow:

Procesworkflows omvatten voorspelbare, repetitieve en monotone taken. Voorbeelden zijn het goedkeuren van facturen of verlofaanvragen. Dit type workflow zal meestal aangeven welke taken moeten worden gedaan en wanneer, evenals welke afdelingen verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van die taken.

• Geval Workflow:

Dit type workflow is het tegenovergestelde van procesworkflows. Hier zijn de stappen die nodig zijn om een specifieke taak te voltooien niet aan het begin van het probleem bekend. In plaats daarvan wordt het juiste pad gaandeweg bepaald naarmate er meer gegevens worden verzameld. Er is geen volgorde of orde aan verbonden. De stappen kunnen onderweg veranderen en herhaling vereisen.

• Project Workflow:

De projectworkflow is vergelijkbaar met de procesworkflows doordat het gestructureerd is en een reeks activiteiten volgt. Echter, in tegenstelling tot procesworkflows, biedt projectworkflows enige flexibiliteit in hoe, wanneer en of alle vereiste stappen moeten worden uitgevoerd.

Het identificeren van je workflows, als startpunt, kan heel nuttig zijn.

Hoe Een Workflow te Creëren
Er zijn verschillende stappen die betrokken zijn bij het creëren van een workflow, ongeacht de organisatie. Deze omvatten:

#1. Het Beslissen van de Processen

De eerste stap bij het creëren van een workflow is bepalen wat er nodig is om een specifieke taak uit te voeren. Dit kan vereisen dat je in volgorde de activiteiten opsomt die nodig zijn om “het werk” succesvol te voltooien.

#2. Het Verzamelen van Nodige Informatie

Informatie verzamelen over alle processen die te maken hebben met het succesvol uitvoeren van een taak is essentieel bij het creëren van een workflow. Het zal helpen om een diepgaand begrip te krijgen van hoeveel middelen er nodig zijn om de specifieke zakelijke activiteit uit te voeren. 

#3. Een Diagram Maken

Visuele weergave gaat een lange weg in het vaststellen van een workflow. Het goede oude diagram is een manier om te gaan. Diagrammen helpen om het verbindingspunt tussen de activiteiten die nodig zijn om een taak uit te voeren goed te begrijpen. Het helpt ook bij het organiseren van de activiteiten en ervoor te zorgen dat elk detail is inbegrepen.

Nadat je de workflow met een diagram hebt vastgelegd, is het belangrijk om de informatie te delen met andere werknemers om iedereen te helpen begrijpen welke rol ze spelen en hoe ze hun werk moeten uitvoeren. Het biedt ook de mogelijkheid voor feedback. 

#4. Analyseren om de Workflow te Verbeteren

Het is bijna onmogelijk om een “perfecte” workflow te creëren, maar het is zeker zo als er geen ruimte is voor verbetering, dus: organiseer voor tijd en ruimte om voortdurend te evalueren en aan te passen.

12 Manieren om de Workflow van je Bedrijf te Verbeteren

Er zijn verschillende manieren om de workflow van je bedrijf te verbeteren. Deze lijst kan je een tijdje bezig houden:

#1. Huidige Workflow Analyseren

De workflow van je bedrijf analyseren is het eerste wat je moet doen bij het proberen te verbeteren van hoe je organisatie zijn zakelijke activiteiten afhandelt. 

Deze analyse stelt je in staat om problemen te pinpointen die de efficiëntie van het bedrijf hebben beïnvloed. En vervolgens kun je met behulp van de analyse effectieve oplossingen creëren.

#2. Effectieve Communicatie

Er is nauwelijks een bedrijf dat correct kan opereren zonder effectieve communicatie. Daarom is het het beste dat je duidelijk de processen communiceert die betrokken zijn bij het uitvoeren van een taak en je op de hoogte houdt van de voortgang van de toegewezen taak. 

Afgezien hiervan zou je de communicatie tussen werknemers moeten bevorderen. Dit zal iedereen in staat stellen te begrijpen hoeveel werk de gehele organisatie heeft gedaan en welk werk nog moet worden gedaan.

#3. Duidelijke Taken Toewijzen

Het duidelijk toewijzen van taken aan individuen is een andere manier om de workflow van je bedrijf te verbeteren. Dit stelt elk individu in staat om zijn rol te begrijpen. 

Bovendien elimineert een duidelijke rolverdeling gevallen waarin een enkele persoon een taak uitvoert die bedoeld is voor twee individuen, met het risico leidend tot burn-out. Bovendien helpt het situaties te voorkomen waarin een taak onvolledig blijft.

#4. Pauzes Toestaan

Regelmatige pauzes zijn effectief in het verlichten van stress en het hernieuwen van de energie van je werknemers. Wanneer werknemers doorgaan met werken terwijl ze gestrest of vermoeid zijn, hebben ze de neiging fouten te maken. Ook vertraagt het tempo waarmee ze toegewezen taken uitvoeren aanzienlijk. 

#5. Trainingssessies Organiseren

Het verbeteren van de workflow van je bedrijf vereist dat je je werknemers traint. Dit komt doordat er altijd nieuwe ideeën of technologieën zijn die beter kunnen helpen bij het gemakkelijk en effectief uitvoeren van hun taken. 

Een goed begrip van deze ideeën en technologieën kan een positieve invloed hebben op de productiviteit van je bedrijf. Ook bouwt constante training het vertrouwen van werknemers op om de aan hun toegewezen taken uit te voeren.

#6. Focus op Cruciale Taken

Sommige taken zijn cruciaal voor het verbeteren van de productiviteit van een bedrijf, terwijl sommige niet zo relevant zijn. Zorg ervoor dat je onderscheid maakt; prioriteer en wijs eerst de belangrijkste rollen toe. Dit zal ervoor zorgen dat je werknemers hun tijd en vooral hun energie niet besteden aan activiteiten die nauwelijks bijdragen aan de resultaten van het bedrijf, met het ongunstige neveneffect dat werknemers voelen dat ze niet echt een verschil maken.

#7. Multitasking Ontmoedigen

Velen geloven dat multitasking een snelle manier biedt om verschillende zakelijke activiteiten uit te voeren. Het is niet zo. Onderzoek heeft aangetoond dat multitasking contraproductief is en een negatief effect heeft op de workflow. Het is gemakkelijker om fouten te maken als de hersenen meerdere taken tegelijkertijd verwerken en dit veroorzaakt uiteindelijk stress. Ontmoedig multitasking.

#8. Organisatie

Een van de meest effectieve manieren om de workflow te verbeteren is het waarborgen van een hoog niveau van organisatie om taken sneller en effectiever uit te voeren. Het begint met voor de hand liggende dingen zoals simpelweg je spullen op orde hebben: bestanden in de juiste mappen plaatsen (zelfs mappen hebben?) of opgeloste e-mails wissen.

#9. Considereren van Sterke en Zwakke Punten van Werknemers

Bij het toewijzen van verschillende activiteiten is het belangrijk om rekening te houden met de sterke en zwakke punten van werknemers. Dit komt doordat er een grote kans is dat een werknemer onderpresteert bij het afhandelen van taken buiten hun expertise of vaardigheden, of gewoon wat natuurlijk voor hen komt.

#10. Werknemers Ervoor Zorgen Dat Ze Hun Werk Niet Mee Naar Huis Nemen

Het verbeteren van de workflow zou betekenen dat je werknemers of je team ontmoedigt om opdrachten mee naar huis te nemen. Laat ze, voor zover mogelijk, hun taken voltooien terwijl ze op het werk zijn. 

Je werk mee naar huis nemen voorkomt dat een werknemer de rust krijgt die ze nodig hebben. Wanneer ze de volgende dag naar het werk komen, zullen ze daardoor waarschijnlijk meer vermoeid of gestrest zijn. Aan het eind van de dag zal dit hun productiviteitsniveau beïnvloeden en, bij uitbreiding, de workflow van het bedrijf.

#11. Creëren van Doelen

Het is gemakkelijk om een geweldige workflow te faciliteren wanneer er een duidelijk doel is. Als resultaat zou je een doel moeten stellen over wat de organisatie tegen het einde van de week, maand of jaar zou moeten hebben bereikt. 

Het is echter niet genoeg om deze doelen gewoon te stellen. Je moet ervoor zorgen dat iedereen er ook van op de hoogte is, zodat iedereen zich mentaal kan voorbereiden en naar behoren kan handelen.

#12. Erkenning van Groei van Werknemers

Het erkennen van de groei van werknemers is cruciaal bij het verbeteren van de workflow. Het dient als een vorm van aanmoediging voor hen en moedigt andere werknemers aan om ook hun best te doen. 

Zodra je merkt dat iemand een bepaalde rol ontgroeid is, kun je nieuwe taken aan hun functieomschrijving toevoegen om variatie toe te voegen of om te blijven voldoen aan hun (nieuwe) interesses. 

Tools Die Kunnen Helpen om de Workflow te Verbeteren
Verschillende tools zijn nuttig bij het proberen de workflow van je bedrijf te verbeteren. We willen een korte inleiding geven op enkele van de meest gebruikte tools waarvan we weten dat veel bedrijven ervan zullen profiteren.

#1. Trello

Trello is een applicatie waarmee je de workflow van je bedrijf kunt monitoren. Specifiek kun je met Trello de voortgang bekijken van elk project dat is gestart. Deze app maakt ook de automatisering van sommige taken mogelijk. 

#2. Slack

Slack is in essentie een programma voor directe berichtenuitwisseling die gemakkelijke communicatie tussen werknemers mogelijk maakt. Slack maakt gebruik van spraakoproepen, video-oproepen en tekstberichten. 

Met behulp van Slack kun je werknemers voorzien van nuttige informatie die een lange weg kan gaan in het verbeteren van de werkkracht. Het stelt je ook in staat om feedback te ontvangen over bepaalde activiteiten. 

#3. Notion

Notion is een softwareplatform voor het maken van notities dat het gemakkelijk maakt om informatie te organiseren en het voortgangsniveau te volgen bij het uitvoeren van een project. 

#4. Integrify

Met behulp van Integrify wordt het gemakkelijk om formulieren te ontwerpen. Bovendien maakt het de distributie en analyse van gegevens eenvoudiger. De app biedt de mogelijkheid om dashboarddetails te delen met andere werknemers. 

#5. Scrum

Scrum-tools kunnen je echt helpen om je projectmanagement op orde te krijgen en zijn handig bij het proberen om complexe projecten op te splitsen in kleinere eenheden die verschillende individuen kunnen uitvoeren. 

Het topje van de ijsberg

We raken slechts het topje van de ijsberg als het gaat om workflowbeheer voor bedrijven, er is zoveel wat je kunt doen. Wat je ook kiest om te doen, weet dat het echt de moeite waard zal zijn. 

Begin met organiseren! Het is een goede manier om het nieuwe jaar te beginnen.

Je zult jezelf later dankbaar zijn.